Le contexte :

Notre client, un établissement du secteur public de 1200 salariés, souhaitant soutenir l’évolution des postes de travail, a entrepris au cours des cinq dernières années l’implémentation d’une plateforme collaborative de gestion documentaire. Afin de rentabiliser l’investissement et assurer l’adoption des nouvelles façons de faire, notre client a fait appel à Atelya pour formaliser une structure et des processus de gouvernance ainsi que la conception et la mise en place d’une stratégie d’adoption.

Notre accompagnement :

Notre intervention a permis de développer une structure de gouvernance collaborative au déploiement de l’outil de gestion documentaire auprès de chacun de groupes ciblés par le changement. Le projet de transformation s’est décliné en 3 phases :

  1. Analyse et définition de la cible :
  • Saisir le contexte particulier et les enjeux d’affaires ;
  • Identifier les impacts ;
  • Comprendre la situation en matière de gouvernance, processus, rôles et responsabilités.
  1. Évaluer les capacités stratégiques et opérationnelles de la l’établissement, notamment sa « maturité collaborative » :    
  • Analyser et évaluer la maturité des capacités stratégiques et opérationnelles à partir de l’approche et du modèle Atelya, ATOM™ ;
  • Identifier les forces et les faiblesses de l’organisation ainsi que les éléments à utiliser comme levier pour la transformation ;
  • Analyser les usages avec le modèle de Cartographie des Usages™ afin d’identifier les comportements à développer et les opportunités de soutien aux nouveaux modes de travail.
  1. Concevoir une structure de pilotage et de gouvernance :    
  • Concevoir une structure de pilotage et de gouvernance pour la plateforme collaborative;
  • Réviser et modéliser les processus, identifier les liens avec les systèmes TI, identifier les rôles requis et leurs responsabilités et dresser les compétences des nouveaux rôles.

Notre apport :

Notre démarche apprenante d’adoption a permis de créer l’adhésion des parties prenantes au projet (déroulée sur 3 mois/équipe). La nouvelle plateforme a permis d’améliorer l’efficacité opérationnelle et l’efficience des modes de travail des employés de l’établissement public. De plus, notre intervention a contribué à améliorer la mobilisation et la valorisation de la culture de collaboration au sein de l’organisation.